Pesquisar arquivos do Microsoft Office, Criar um banco de dados MS arquivo do Word

Em vez de ter dezenas, centenas ou talvez milhares de documentos do MS Word, importando-los todos em um banco de dados pesquisável vai parar de horas intermináveis ​​sendo perdida busca de informações através do mesmo conjunto o mais organizado de diretórios e pastas. Há uma série de soluções de software no mercado que não só irá permitir a você importar documentos do MS Word, mas também. Arquivos PDF, HTML e documentos de web, e-mails e outros. Esta abordagem já foi visto por muitos provedores de e-mail públicos, como o Google, que estão incluindo uma ferramenta de busca de cadeias de pesquisa de texto de sua loja de e-mail no exatamente da mesma maneira como você executar uma pesquisa na Internet.

Depois de ter compilado um banco de dados de documentos do Word, torna-se relativamente simples para pesquisar o banco de dados para informações incluído nos arquivos díspares e documentos com muitas soluções, oferecendo a capacidade de adaptar pesquisas em vários parâmetros além de seqüências de texto de pesquisa. Caracteres curinga e buscas difusos permitirá aos usuários encontrar informações com base em intuição e não o conhecimento absoluto da informação que está sendo procurado.

Para usuários de negócios que estão olhando para compilar um banco de dados de literatura empresa, incluindo manuais de formação, informação de vendas, manuais de política, escritos técnicas e assim por diante, formando um banco de dados MS Word irá permitir manuais longas para ser dividido em seções mais gerenciáveis. Além disso a capacidade de vincular documentos por links de hipertexto é uma característica de muitos MS soluções do Word de banco de dados, que permitem mover-se rapidamente entre documentos e chegar no ponto relevante em outros documentos no banco de dados. Muitos usuários têm tomado esta mais do que os bancos de dados de documentos do Word simples e incluíram faxes, e-mails, memorandos e comunicações de outras empresas. Isso faz de dados consultáveis ​​e facilmente manipulados para obter informações, por exemplo, em reuniões com clientes, entrevistas de emprego e currículos, e contratos com fornecedores.

Quando você está olhando para uma solução de banco de dados do Word, é importante para garantir que um mecanismo de publicação na Web está incluído para permitir que você para converter arquivos de MS Word para html e publicar os documentos para a web. Desencadeando o acesso a documentos do Word como parte de uma intranet da empresa vai fornecer acesso prontamente disponível para todo o repositório de material da empresa, em vez de bloqueá-lo em computador, indivíduo isolado. Trazendo todos os contratos de sua empresa em um arquivo on-line vai ajudar em negociações de contratos de diferentes perspectivas. Da mesma forma, a construção de uma biblioteca online de manuais de treinamento prontamente disponíveis mesmo em casa ou em movimento, vai ajudar muito com o acesso dos funcionários a seus programas de treinamento. Não é difícil apreciar a redução de custos de pessoal evitando a necessidade de replicar os documentos que já foram preparados em outro lugar dentro da organização e disponíveis a partir da base de conhecimento da empresa de correspondência.

As questões-chave ao criar um banco de dados MS Word são a facilidade de uso para ajudar na adoção pelo usuário, flexibilidade e facilidade de implementação para evitar custos excessivos e da disponibilidade para automaticamente procurar e recolher documentos e arquivos armazenados que você está arquivando em máquinas de rede sem interromper os usuários ....